CONCEITO
É a ciência que tem como objetivo observar, registrar e informar os fatos econômico-financeiros acontecidos dentro de um patrimônio pertencente a uma entidade; mediante a aplicação do seu conjunto de princípios, normas, técnicas e procedimentos próprios.
OBJETO
O objeto da Contabilidade é o patrimônio das entidades. Patrimônio administrável e em constante alteração.
FINALIDADES
- Controlar o patrimônio das entidades
- Apurar o resultado das entidades
- Prestar informações sobre o patrimônio, sobre o resultado das entidades aos diversos usuários das informações contábeis.
ENTIDADE
É qualquer pessoa física ou jurídica detentora de um patrimônio.
Modernamente as finalidades da Contabilidade são reunidas em duas:
- Planejamento - a informação contábil pode ser um forte suporte para o planejamento e, mais ainda, quando estabelecendo padrões, torna claras situações futuras.
- Controle - está ligado à análise das definições adotadas pela organização.
CAMPO DE APLICAÇÃO
Pessoas físicas e pessoas jurídicas com finalidade lucrativa ou não, inclusive as de Direito Público como a União, Estados e Municípios.
INTERESSADOS NAS INFORMAÇÕES CONTÁBEIS
- Os proprietários e sócios de empresas;
- Os administradores de empresas;
- Os empregados das empresas;
- Os fornecedores e financiadores;
- Governos;
- O público em geral.
TÉCNICAS CONTÁBEIS
ESCRITURAÇÃO
É a técnica pela qual os fatos que ocorrem na entidade influenciando o seu patrimônio, são registrados.
DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS
São relatórios onde são agrupados e divulgados os fatos. Cada relatório é feito para atender a uma finalidade específica.
AUDITORIA
É o exame da "documentação contábil" obedecendo às normas especiais de procedimentos a fim de verificar se os demonstrativos apresentados representam com fidelidade a situação patrimonial.
ANÁLISE DE BALANÇOS
Utilização de métodos e processos específicos na decomposição, comparação e interpretação do conteúdo das demonstrações contábeis para determinar a capacidade de pagamento da empresa, o grau de solvência, a evolução da empresa, a estrutura patrimonial e outros.
PATRIMÔNIO
CONCEITO CONTÁBIL DE PATRIMÔNIO
Conjunto de bens, direitos e obrigações vinculados a uma entidade num determinado momento, susceptíveis de avaliação econômica.
COMPONENTES BÁSICOS
ATIVO
Representa todos os bens, direitos e valores a receber de uma entidade.
Se uma empresa compra uma máquina, esta representa um bem de sua propriedade, portanto um ativo.
Por outro lado, se uma empresa paga determinada quantia, digamos, pela patente de uma invenção, ela passa a ter o direito sobre essa patente. Assim uma patente representa um direito; logo um ativo.
Exemplos de ativos:
- dinheiro guardado em banco;
- duplicatas a receber provenientes de vendas a prazo;
- veículos;
- imóveis;
- terrenos;
- estoque de mercadorias.
PASSIVO
Representa todas as obrigações financeiras que uma empresa tem para com terceiros.
É tudo que deve; as dívidas que ela contraiu.
Assim se uma empresa adquire um veículo para pagamento a prazo, a posse do mesmo representa um ativo.
Mas por outro lado, a empresa passa a ter uma obrigação para com a pessoa ou empresa que vendeu o veículo.
Assim, ela passa a ter uma obrigação, que representa um passivo exigível.
Exemplos de passivos:
- duplicatas a pagar
- salários a pagar
- aluguéis a pagar
- encargos sociais a pagar
- juros a pagar
- impostos a pagar
PATRIMÔNIO LIQUIDO
O patrimônio líquido representa o registro do valor que os proprietários de uma empresa têm aplicado no negócio.
Para ilustrar, vamos admitir que você e um sócio decidiram abrir uma empresa.
Mas, para iniciar as atividades, a empresa necessita de um capital inicial de R$ 20.000.000, que vocês entregam ao gerente da firma.
No momento em que a empresa recebe o dinheiro, a posse deste representa um ativo.
Mas, por outro lado, a empresa deve registrar que seus proprietários (os sócios) aplicaram no negócio uma determinada quantia, o capital, que representa o patrimônio líquido da empresa.
Neste ponto, uma dúvida muito comum costuma surgir. Nós aprendemos que os bens de uma empresa representam o seu patrimônio. Por que, de repente, o patrimônio passa a ser chamado ativo e o valor que os proprietários aplicaram no negócio é denominado patrimônio líquido?
A resposta é simples. Suponhamos que você decida comprar um veículo; porém uma parte da compra será financiada.
Assim temos:
Valor do veículo R$ 10.000
Valor pago à vista R$ 4.000
Valor a pagar R$ 6.000
Agora observe: a posse do veículo representa para você um patrimônio, chamado ativo.
Ao mesmo tempo, o valor que você ficou devendo, representa uma obrigação e consequentemente, um passivo exigível.
Dessa forma, se você tem um patrimônio no valor de R$ 10.000, mas ainda está devendo R$ 6.000 referente à sua compra, o valor líquido de seu ativo é R$ 4.000,00. O que equivale a dizer que seu patrimônio líquido monta em R$ 4.000.
EQUAÇÃO BÁSICA PATRIMONIAL
Agora que já sabemos classificar ativos, passivos e patrimônio líquido, vejamos a equação básica da contabilidade, que é bem simples:
ATIVO = PASSIVO + PATRIMÔNIO LÍQUIDO
A equação vista é chamada de "equação do balanço", porque consiste em "balancear" o total do ATIVO com o total obtido pela soma do PASSIVO mais o PATRIMÔNIO LIQUIDO.
Sob o aspecto quantitativo o patrimônio é visto como um fundo de valores; de um lado, valores positivos (o ATIVO), formado pelo conjunto de bens e direitos e, de outro, valores negativos (o PASSIVO, formado pelas obrigações assumidas.)
DESPESAS, RECEITAS E RESULTADO
Conceito de Despesas
Despesas de uma empresa são os gastos, desembolsados ou devidos pela mesma, necessários ao desenvolvimento de suas operações.
Os gastos devidos são aqueles que ainda não foram desembolsados, mas que já ocorreram.
Exemplo: as despesas de gasolina para pagamento no final do mês.
Quando você pagar a conta do posto de gasolina, então o gasto passará a ser desembolsado.
Não confunda desembolso com despesa.
O desembolso significa entregar dinheiro a alguém por algum motivo.
Por exemplo o desembolso que você faz ao comprar um automóvel à vista não representa uma despesa: você passa a ter um ativo, desde que representa um bem para seu uso, e revenda posterior.
Porém, a gasolina que você paga para que o carro ande representa uma despesa.
Assim sendo, a diferença básica entre desembolso e despesa esta no seguinte critério: se o desembolso provocar um aumento do ativo, ou uma redução do passivo exigível, não será uma despesa.
Não sendo esse o caso, então o desembolso representará uma despesa.
Exemplos de despesas:
- Salários de empregados;
- Aluguel de salas;
- Gastos com material de limpeza;
- Gastos com material de escritório;
- Juros sobre empréstimos;
- Comissões de vendedores;
Veja que nenhum dos exemplos acima representa um aumento do ativo ou uma diminuição do passivo exigível.
Conceito de Receitas
Considera-se como receita de uma empresa o dinheiro que a mesma recebe ou tem direito a receber, proveniente das operações da mesma.
Observe a diferença entre recebido e "com direito a receber".
Exemplo: você é um corretor de imóveis e vende um apartamento de um cliente.
Ao receber o dinheiro da comissão - que representa uma receita para você - ele provocará um aumento do seu ativo.
Na hipótese de você não ter recebido a comissão no ato da venda, você terá o direito "a receber" posteriormente, esse "direito" originou-se de uma receita.
Não faça confusão, porém, entre os recebimentos provenientes de receitas e aqueles originados de outras fontes.
Por exemplo: o dinheiro que você recebeu,a título de empréstimo do banco representa um recebimento, e não uma receita.
O critério de distinção seria: se o recebimento provocar diminuição do ativo ou aumento do passivo exigível, não será uma receita.
Não sendo esse o caso, então o recebimento representará uma receita.
Exemplos de Receitas:
- Receita de serviços prestados;
- Receita de aluguel;
- Receita de juros;
- Receita de vendas.
Observe que nenhum dos exemplos acima representa uma diminuição do ativo ou aumento do passivo exigível.
Conceito de Resultado
Agora que já conhecemos o conceito de despesas e de receitas, o conceito de resultado é bem simples: representa a diferença entre as despesas e receitas de um período determinado.
Receitas - Despesas = Resultado
Existem dois tipos de resultados entre despesas e receitas:
LUCRO OU PREJUÍZO
- Lucro: total de receitas é superior ao total de despesas;
- Prejuízo: total de despesas é maior que a soma de receitas.
A influência do resultado entre despesas e receitas no patrimônio líquido:
- As receitas aumentam o Patrimônio Liquido;
- As despesas diminuem o Patrimônio Liquido.
FATOS CONTÁBEIS
Os fatos contábeis classificam-se em:
a) Fatos Permutativos
b) Fatos Modificativos
c) Fatos Mistos
FATOS PERMUTATIVOS
Não alteram o patrimônio líquido, ocorrendo somente trocas entre os elementos do patrimônio, tais como: bens por bens, bens por obrigações, direitos por bens, etc.
Exemplos:
- compra de mercadorias a vista (bens por bens)
- compra de mercadorias a prazo (bens por obrigações)
- recebimento de uma duplicata (direitos por bens)
FATOS MODIFICATIVOS
Alteram o patrimônio líquido aumentando-o ou diminuindo-o, como as receitas e as despesas.
Exemplos:
- receitas de aluguel
- fato modificativo aumentativo
- receitas de juros - fato modificativo aumentativo
- despesas de salários - fato modificativo diminutivo
- despesas financeiras - fato modificativo diminutivo
FATOS MISTOS
Combina fatos permutativos e modificativos.
Exemplos:
- venda de mercadorias com lucro
- Fato Misto Aumentativo
- venda de mercadorias com prejuízo - Fato Misto Diminutivo
- pagamento de uma duplicata com juros - Fato Misto Diminutivo
- recebimento de uma duplicata com juros - Fato Misto Aumentativo
CONTAS E ESCRITURAÇÃO
O REGISTRO DAS TRANSAÇÕES
MEIO DE REGISTRO: CONTAS
Suponhamos que você vá ao banco e efetue um depósito em seu próprio nome.
Sendo correntista do banco, você terá uma conta aberta em seu nome.
O que significa dizer que o valor depositado vai ser anotado em um registro, destinado a demonstrar todas as suas transações com o banco, chamado conta.
Da mesma forma que o banco, as empresas utilizam para registrar as transações ocorridas, uma conta.
O nome de uma conta indica o tipo de transação que deve ser registrado na mesma.
E deve indicar também se a conta é de ativo, passivo exigível ou patrimônio líquido.
LANÇAMENTOS
É o registro de uma transação em uma conta.
Os elementos "anotados" em um lançamento são:
- data,
- O nome das contas que sofrerão alterações,
- Um breve histórico da transação.
- O valor da transação,
CONVENÇÕES PARA REGISTRO: DÉBITO E CRÉDITO
Débito e crédito são palavras convencionadas para indicar se uma transação aumenta ou diminui o ativo, o passivo exigível e o patrimônio líquido de uma empresa.
Como o total de cada um desses componentes é formado pela soma de diversas contas, temos que os débitos e créditos indicam se o saldo de uma conta deve ser aumentado ou diminuído em função de uma transação.
Em resumo: as transações são registradas nas contas, através de lançamentos de débitos e créditos.
Toda vez que:
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ATIVO
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PASSIVO
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PATRIMONIO LIQUIDO
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(+) AUMENTAR
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Débito
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Crédito
|
Crédito
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(-) DIMINUIR
|
Crédito
|
Débito
|
Débito
|
ONDE REGISTRAR: LIVRO DIÁRIO GERAL
- valor dos débitos e créditos em cada conta
- histórico da transação, descrito de forma resumida
CONTROLE DE CONTAS INDIVIDUAIS: LIVRO RAZÃO
O razão representa um sistema pelo qual se controla a movimentação ocorrida individualmente em cada conta.
A escrituração do mesmo pode ser feita através de um livro, ou pela utilização de fichas, cada página ou ficha representando uma conta.
Exemplos de transações
A empresa, Modelo S/C Ltda, presta serviços de assistência técnica e iniciou suas atividades em 19XA. Até 31 de julho de 19XA ocorreram as transações descritas abaixo.
1. Cinco sócios formaram a sociedade, com a participação de R$ 10.000 de cada, integralizada em dinheiro. O valor total foi entregue ao gerente da firma.
Explicação: O dinheiro entrou em caixa, aumentando o ativo (por débito). Foi também feito o registro do capital social (por crédito, aumentando o patrimônio líquido).
2. O dinheiro foi depositado em banco.
Explicação: O ativo caixa foi diminuído (por crédito), mas o ativo banco c/ movimento aumentou (por débito).
3. Foram comprados móveis e utensílios, a prazo, no valor de R$ 1.500.
Explicação: A firma adquiriu a posse de um bem (aumentando o ativo por débito), assumindo uma obrigação (por crédito).
4. A firma prestou serviços, cobrando R$ 5.000, depositados em banco.
Explicação: O dinheiro recebido e depositado representa um aumento do ativo (por débito), enquanto o registro da origem do numerário aumenta o patrimônio líquido (por crédito).
5. Foram pagos por cheque os salários dos empregados, R$ 1.600.
Explicação: O registro do aumento das despesas (e diminuição do patrimônio líquido) é feito por um débito; a saída do numerário (diminuição do ativo) é registrada através de um crédito.
6. Prestou serviços a uma empresa, emitindo uma fatura e duplicata de R$ 6.000, para recebimento em 30 dias.
Explicação: A firma passou a ter um valor a receber, aumentando o ativo (por débito), devendo registrar a origem do mesmo (receita de serviços, aumento do patrimônio líquido, por crédito).
7. Pagou 20% da compra a prazo dos móveis e utensílios.
Explicação: O valor das obrigações foi diminuído (por débito), enquanto o numerário em banco também diminuiu (por crédito).
Esquema de Contabilização:
Debita-se onde se aplica o recurso
Credita-se a fonte do recurso
ESTRUTURA DAS CONTAS
A conta tem alguns elementos essenciais, são:
Título, que deve representar o componente do patrimônio que identifica.
Histórico, narração resumida do fato contábil que provocou a alteração na conta.
Débitos e Créditos, são registrados um ou outro dependendo se a conta foi debitada ou creditada.
Saldo, é o valor resultante da diferença entre débitos e créditos sofridos pela conta.
Coluna D/C, identifica se o saldo é devedor ou credor.
Essa estrutura pode ser melhor visualizada observando-se um livro razão.
PLANO DE CONTAS
Toda obra exige um estudo prévio, elaboração de um programa e estabelecimento detalhado de um plano de ação.
O arquiteto ou engenheiro antes de iniciar a construção de um prédio ele prepara uma planta e um cronograma de obras que devera ser seguido pelo mestre de obras.
Na contabilidade de uma entidade/empresa seja ela de que porte for, o plano prévio de ação chama se PLANO DE CONTAS.
É definido como um elenco de todas as contas previstas pelo contabilista como necessárias aos seus registros contábeis.
Ele não poderá ser rígido e inflexível, devendo pelo contrário permitir que sejam inseridas novas contas ou excluídas contas que não serão mais usadas nos registros contábeis.
Recomenda-se ir alterando o plano de contas durante o ano em curso e no final deste, imprimir o mesmo por ocasião do balanço anual.
Veja um esquema de montagem de um plano de contas:
1- Ativo
1.1 - Ativo Circulante
1.2 - Ativo Realizável a Longo Prazo
1.3 - Ativo Permanente
1.4 - Compensação Ativa
2 - Passivo
2.1 - Passivo Circulante
2.2 - Passivo Exigível a Longo Prazo
2.3 - Resultados de Exercícios Futuros
2.4 - Patrimônio Liquido
2.5 - Compensação Passiva
3 - Receitas
3.1 - Operacionais
3.2 - Não Operacionais
4 - Despesas
4.1 - Operacionais
4.2 - Não Operacionais
5 - Apuração de Resultado
5.1 - Resultado Bruto
5.2 - Resultado Liquido
Esta é a estrutura principal de um plano de contas, devendo o contabilistas ao longo de sua atividade na empresa ir inserindo ou excluindo contas dentro destes grupos.
Cada empresa elabora seu plano de contas sempre obedecendo seus interesses e principalmente as disposições previstas na lei 6.404/76 ( lei de sociedades por ações) em seu artigo 178.
CLASSIFICAÇÃO DAS CONTAS
A perfeita classificação das contas pressupõe o conhecimento ou a definição da natureza do elemento por ela representado.
CONCILIAÇÃO CONTÁBIL
Para iniciarmos o processo de encerramento da movimentação contábil do ano, é necessário que os saldos de todas as Contas de nossa contabilidade estejam com os seus saldos corretos, ou seja, os saldos contábeis devem corresponder exatamente com os saldos reais existentes na data de 31/12/.
No decorrer da movimentação contábil de uma empresa são realizados centenas de lançamentos propiciando, com isso, a possibilidade da ocorrência de alguns erros que se não corrigidos antes do encerramento, deixarão os saldos das Contas irreais, trazendo reflexos nas Demonstrações Financeiras da empresa de modo que estas não espelharão a sua situação patrimonial real.
Os erros mais comuns são:
- Valores lançados a maior ou a menor;
- Troca de contas;
- Inversão de contas;
- Lançamento em duplicidade;
- Omissão de lançamento, entre outros.
Os meios de correção mais utilizados são:
- Estorno de lançamento,
- Lançamento complementar e
- Lançamento retificativo.
Para chegarmos aos erros, é necessário fazermos uma conciliação contábil de todas as contas utilizadas pela contabilidade.
Não é difícil. Vejam por exemplo: Se a conta contábil Caixa tiver em 31/12 um saldo de R$ 697,00, este valor deve coincidir com o saldo existente no controle extra contábil do caixa em 31/12.
Melhor dizendo, o total de dinheiro que tiver no cofre da empresa em 31/12 deve ser exatamente o saldo da conta contábil Caixa.
Os saldos contábeis das contas bancárias em 31/12 devem coincidir com os saldos constantes nos extratos das contas bancárias. Exemplo: se o saldo da conta contábil do Banco do Brasil for, em 31/12, de R$ 2.375,00, este mesmo saldo deve ser o constante no extrato da conta corrente do Banco do Brasil nesta mesma data.
Se não "bater", é porque tem algum lançamento errado, aí temos que conferir o extrato bancário com a ficha razão do Banco do Brasil para encontrarmos a diferença e procedermos os lançamentos de correção.
O saldo contábil da conta de Clientes diversos (duplicatas a receber) deve corresponder com a soma de todas as duplicatas que a empresa tiver ainda para receber na data de 31/12/.
Os saldos contábeis das Contas: Móveis e Utensílios, Equipamentos de Informática, Veículos, etc., devem corresponder com os saldos existentes no controle extra contábil de bens do Ativo Permanente que a empresa deve ter, inclusive para facilitar os cálculos das depreciações.
Os saldos contábeis das Contas Vendas e Compras de mercadorias devem corresponder com os totais existentes nos Livros Fiscais exigidos pela Fiscalização Estadual (ICMS): Livro de Entradas de Mercadorias e Livro de Saída de Mercadorias, entre outros.
Os saldos contábeis das contas dos fornecedores devem conferir com o total de duplicatas que a empresa esteja devendo em 31/12.
Os saldos das contas de Impostos e Contribuições a pagar também devem corresponder exatamente com os impostos que a empresa esteja devendo em 31/12.
Enfim, como já foi dito, é importante checarmos todas as contas utilizadas, inclusive as contas de resultados (despesas e receitas) de modo que tenhamos a certeza de que todos os saldos estejam corretos para aí sim partirmos para os demais procedimentos de encerramento.
O bom contabilista tem por norma fazer a conciliação contábil mensalmente, o que é o correto, pois desta forma não permanece erro de um mês para outro, e, ao final do ano não se perde tempo com a conciliação de um período mais longo.
Em função dessa conciliação mensal não sendo detectado nenhum erro contábil na escrituração da empresa em 31/12/....., ela estará pronta para os procedimentos de encerramento da escrituração do ano.
