Os principais de documentos de registro é o registro de empregados em livro, fichas ou sistema eletrônico e Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS.
Registro de empregados
O empregador é obrigado a efetuar o registro dos seus empregados em livro, fichas próprias ou sistema eletrônico, independentemente da atividade desenvolvida por estabelecimento.
Desde 20.06.2001, os documentos de registro de empregados não mais necessitam de autenticação pelos órgãos/autoridades competentes (Lei nº 10.243/2001).
Importante: O registro de empregado deve ser feito antes do início da prestação de serviços, ou seja, o empregado não pode iniciar as suas atividades sem que esteja devidamente registrado. Assim, de posse da documentação necessária, a empresa deverá obedecer às formalidades legais relativas ao registro tratadas nos itens abaixo.
Através da Portaria MTE nº 41/2007, com autorização do art. 41, da CLT, a qual estabeleceu que o mencionado documento deverá conter, obrigatoriamente, as seguintes informações:
a) Nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade;
b) Número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS;
c) Número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social - PIS ou no
Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público - PASEP;
d) Data de admissão;
e) Cargo e função;
f) Remuneração;
g) Jornada de trabalho;
h) Férias;
i) Acidente de trabalho e doenças profissionais, quando houver.
O empregador pode, ainda, proceder, entre outras, anotações relativas a contribuição sindical e alterações salariais. O registro de empregados deverá estar sempre atualizado e numerado sequencialmente por estabelecimento, conforme modelo abaixo:
Registro na CTPS
Prazo de Preenchimento: terá o prazo de 48hs (quarenta e oito horas) para nela anotar, especificamente, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, sendo facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho (art. 29, da CLT e Portaria MTE 41/2007).
Preenchimento do Contrato de Trabalho: Anotar os dados especificados no modelo abaixo.
Obs.: A relação de CBO pode ser encontrada no site: www.mtecbo.gov.br
Preenchimento da parte da opção pelo FGTS: Com a Constituição Federal de 5 de outubro de 1988, a opção ao FGTS do empregado passou a ser obrigatória, exceto o doméstico, cuja data será a mesma da opção, bem como as demais informações conforme modelo abaixo:
As anotações gerais, devem ser preenchias nas seguintes hipóteses: como o próprio nome diz, este item da CTPS tem serventia para diversas situações, tais como:
a) Contrato de experiência - prazo;
b) Cadastro do PIS (normalmente vem com o documento de inscrição na última página)
c) Promoções de cargo ou função;
d) Jornada diária e semanal do empregado e eventuais alterações;
e) Alteração de dados do empregador (quando ocorre mudança de razão social por alteração na estrutura jurídica);
f) Afastamentos como licença com ou sem remuneração;
g) Anotações sobre o aviso prévio indenizado (data do último dia efetivamente trabalhado conforme artigo 17 da Instrução Normativa SRP nº 15/10).
Obs: Recomenda-se não efetuar anotações de afastamento por determinação médica.
Cadastro do PIS (se for o 1º emprego):
Anotação do prazo do contrato de experiência: Se o modelo do prazo inicial e eventual prorrogação do contrato de experiência:
Promoções de cargo ou função: o modelo abaixo, pode ser tanto para promoção de cargo como função, caso haja promoção de salário também, utilizar o campo específico (pré-impresso) “aumentos de salário”:
A partir de 01.08.2013, passou a exercer a função de Auxiliar de Escritório Carimbo e Assinatura do Empregador Anotações durante a vigência do emprego: As anotações na CTPS serão feitas na data-base,
a qualquer tempo, por solicitação do trabalhador, no caso de rescisão contratual; ou necessidade de comprovação perante a Previdência Social. A falta de cumprimento pelo empregador das anotações da CTPS acarretará a lavratura do auto de infração, pelo Fiscal do Trabalho, que deverá, de ofício, comunicar a falta de anotação ao órgão competente, para o fim de instaurar o processo de anotação.
Anotações desabonadoras - proibição: É proibido ao empregador efetuar anotações desabonadoras à conduta do empregado em sua CTPS (§ 4o, do art. 29, da CLT). Exemplo, anotar que o empregado foi suspenso disciplinarmente.
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